Faktura handlowa, pro forma i specyfikacja towarowa

Faktura handlowa czy pro forma?

W przypadku sprzedaży należy użyć faktury handlowej wystawionej przez sprzedawcę. Faktura pro forma może opisywać przemieszczenie towaru niebędące sprzedażą, np. próbki, wypożyczenie lub naprawę, lecz nadal musi wskazywać wiarygodną wartość celną oraz powód wysyłki. Określenia „prezent”, „towar używany” lub „bezpłatnie” nie oznaczają, że wartość może wynosić zero.

Opisz każdy rodzaj towaru

Stosuj precyzyjne, jednoznaczne opisy: „bawełniane koszulki z dzianiny” są bardziej pomocne niż „odzież”; „elektroniczny programator czasowy do piekarnika” jest bardziej pomocny niż „części”. W razie potrzeby uwzględnij materiał, przeznaczenie oraz model. Rozdziel odrębne towary, ilości i wartości jednostkowe. Pozycja towarowa nie zawsze odpowiada pojedynczej paczce lub pojedynczej pozycji na fakturze.

Zadbaj o przejrzystość sum łącznych

Wskaż walutę faktury, ceny jednostkowe i łączne, rabaty, fracht oraz ubezpieczenie, jeśli dotyczy. Zidentyfikuj sprzedawcę, kupującego oraz importera, jeśli się różnią. Dodaj warunki dostawy, informacje o pochodzeniu i powód wysyłki. Nigdy nie modyfikuj faktury sprzedawcy, aby ukryć faktycznie zapłaconą kwotę; zamiast tego przedstaw wyjaśnienie i dokumenty uzupełniające.

Dopasuj specyfikację towarową do przesyłki

W przypadku kilku paczek lub palety wyszczególnij liczbę opakowań, oznaczenia, masę brutto i netto oraz zawartość każdej paczki. Powiąż specyfikację towarową z fakturą. Pomoże to przewoźnikowi, magazynowi i przedstawicielowi celnemu w odniesieniu się do tych samych towarów, zwłaszcza gdy jedna dostawa obejmuje zakupy od kilku sprzedawców.

Zanim towary wyruszą