Handelsrechnung, Proforma-Rechnung und Packliste

Handelsrechnung oder Proforma-Rechnung?

Bei einem Verkauf ist die Handelsrechnung des Verkäufers zu verwenden. Eine Proforma-Rechnung kann Warenbewegungen ohne Verkauf wie Muster, Leihgaben oder Reparaturen abbilden, muss jedoch ebenfalls einen belegbaren Zollwert sowie den Grund für die Sendung ausweisen. ‚Geschenk‘, ‚gebraucht‘ oder ‚kostenlos‘ bedeutet nicht, dass der Wert einfach mit null angegeben werden darf.

Jede Warenart genau beschreiben

Verwenden Sie klare, präzise Bezeichnungen: ‚Gestrickte T-Shirts aus Baumwolle‘ ist hilfreicher als ‚Kleidung‘; ‚elektronische Ersatz-Backofenzeitschaltuhr‘ ist hilfreicher als ‚Ersatzteile‘. Geben Sie gegebenenfalls Material, Verwendungszweck und Modell an. Führen Sie unterschiedliche Waren, Mengen und Einzelwerte separat auf. Eine Zoll-Warenposition ist nicht zwangsläufig dasselbe wie ein Paket oder eine Rechnungsposition.

Gesamtsummen nachvollziehbar ausweisen

Geben Sie die Rechnungswährung, Einzel- und Gesamtpreise, Rabatte sowie Fracht und Versicherung an, sofern zutreffend. Weisen Sie Verkäufer, Käufer und Importeur aus, falls diese voneinander abweichen. Fügen Sie Lieferbedingungen, Ursprungsangaben und den Grund der Versendung hinzu. Ändern Sie niemals die Rechnung eines Verkäufers, um den tatsächlich gezahlten Betrag zu verschleiern; legen Sie stattdessen eine Erklärung und Nachweise vor.

Packliste auf die Sendung abstimmen

Geben Sie bei mehreren Packstücken oder einer Palette die Anzahl der Packstücke, Kennzeichnungen, Brutto- und Nettogewichte sowie den Inhalt jedes Packstücks an. Verknüpfen Sie die Packliste mit der Rechnung. Dies hilft Frachtführer, Lager und Zollvertreter, sich auf dieselben Waren zu beziehen – insbesondere, wenn eine Lieferung Einkäufe mehrerer Verkäufer enthält.

Vor dem Versand